POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MAQ BROKERS

1. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de publicación. Esta política se desarrolla en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

2. Objetivo

El objetivo principal de esta política es establecer y poner a disposición de todos los grupos de interés de MAQ Brokers (clientes, prospectos, colaboradores, proveedores, aliados y terceros) los lineamientos, principios y procedimientos bajo los cuales se realiza la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales. De esta forma, se busca garantizar el derecho fundamental del hábeas data de los titulares.

3. Audiencia a la que está dirigida la política

Este documento está dirigido a todos los titulares de la información personal (clientes, empleados, postulantes, contratistas, proveedores y aliados comerciales) cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de MAQ Brokers, independientemente del canal por el cual hayan sido recolectados.

4. Obligaciones

La presente política es de estricto y obligatorio cumplimiento para MAQ Brokers en su calidad de Responsable del Tratamiento, así como para sus directivos, colaboradores y todos aquellos terceros (Encargados) que por un vínculo legal o contractual realicen el tratamiento de datos personales en nombre de la marca.

5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

En el desarrollo de su objeto social, MAQ Brokers recolecta, almacena, utiliza, procesa, actualiza, transmite, transfiere y suprime datos personales a través de medios físicos y digitales. Se da tratamiento a datos de naturaleza pública, semiprivada, privada y, cuando sea estrictamente necesario, a datos sensibles (tales como información biométrica o de salud), garantizando en estos últimos casos medidas de seguridad reforzadas y recordando al titular el carácter facultativo de su entrega.

6. Principios para el tratamiento de Datos

MAQ Brokers aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales:

• Legalidad: El tratamiento se sujetará estrictamente a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El uso de los datos obedecerá a fines legítimos, los cuales serán informados al titular.
• Libertad: Solo se tratarán los datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Seguridad y Confidencialidad: Se implementarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la pérdida, adulteración, o acceso no autorizado a los datos.

7. Intercambio de Información

MAQ Brokers podrá compartir información con aliados comerciales o autoridades competentes siempre y cuando exista una obligación legal, una relación contractual que así lo exija (con los debidos acuerdos de confidencialidad y transmisión de datos), o medie la autorización expresa del titular.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades, dependiendo del perfil del titular:

• Clientes y prospectos: Proveer los servicios y productos requeridos; realizar gestión comercial, mercadeo, publicidad y envío de información sobre nuevos servicios; evaluar la calidad del servicio; realizar perfiles de clientes; y cumplir con obligaciones normativas y contractuales.
• Proveedores y Terceros: Gestionar los procesos de selección, contratación y pagos; evaluar el cumplimiento de las obligaciones; y mantener un registro histórico de relaciones comerciales.
• Aspirantes y Colaboradores: Administrar los procesos de selección, contratación y afiliaciones al sistema de seguridad social; gestionar el pago de nómina, beneficios, capacitaciones; y velar por la seguridad y salud en el trabajo.

9. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

• Datos Sensibles: El tratamiento de datos sensibles (como datos biométricos o información de salud para colaboradores) está restringido a lo estrictamente necesario. Ningún titular está obligado a proporcionar datos sensibles, salvo por requerimientos legales (ej. salud ocupacional).
• Menores de Edad: MAQ Brokers velará por el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Solo se tratarán datos de menores cuando sea estrictamente necesario y se cuente con la autorización expresa de sus padres o representantes legales.

10. Autorización para el tratamiento de información

El tratamiento de datos personales por parte de MAQ Brokers requiere del consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de medios físicos, electrónicos o verbales, de manera que pueda ser objeto de consulta posterior.

11. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

• Transferencia: MAQ Brokers no transferirá datos a terceros países que no cuenten con niveles adecuados de protección de datos, salvo autorización expresa del titular o mandato legal.
• Transmisión: Para el cumplimiento de su objeto, MAQ Brokers podrá entregar los datos a terceros (Encargados) dentro o fuera del país, suscribiendo para ello los respectivos contratos de transmisión de datos personales que garanticen el cumplimiento de esta política.

12. Deberes de MAQ Brokers como Responsable

Como Responsable del Tratamiento, MAQ Brokers se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

13. Deberes de los Encargados

Toda persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos por cuenta de MAQ Brokers deberá cumplir con las mismas condiciones de seguridad, confidencialidad y respeto por los derechos de los titulares dispuestas en este documento y en la ley.

14. Derechos de los Titulares

De conformidad con la normativa vigente, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

15. Procedimiento para ejercer sus derechos

Para ejercer sus derechos (consultas, reclamos, solicitudes de supresión o revocatoria), los titulares pueden comunicarse a través de los siguientes canales dispuestos por MAQ Brokers:

• Correo electrónico: alejandra@maqbrokers.com
• Formulario de PQRS: maqbrokers.com/pqrs, donde recibes un número de radicado y la fecha límite de respuesta.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos (actualización, corrección, supresión) serán atendidos en un máximo de quince (15) días hábiles.

16. Procedimiento de quejas ante la Superintendencia

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante MAQ Brokers.

Puedes radicar tu consulta o reclamo directamente en nuestro formulario de PQRS.

17. Uso de Cookies

MAQ Brokers podrá utilizar cookies y tecnologías similares en sus plataformas digitales para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y personalizar el contenido. El usuario podrá configurar su navegador para rechazar el uso de cookies, lo cual podría afectar algunas funcionalidades del sitio web.

18. Vigencia de los Datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección, así como para dar cumplimiento a obligaciones contables, legales o fiscales.

19. Modificación y/o actualización de la política

MAQ Brokers se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares a través de nuestra página web o mediante correo electrónico antes de implementar las nuevas disposiciones.